Die Verwaltung des E-Mail-Moduls ist recht einfach. Du kannst mehrere IMAP-Konten für jeden Benutzer einrichten. Es gibt jedoch einige fortgeschrittene Themen, die wir hier beschreiben werden.

E-Mail-Modul

Das E-Mail Modul unterstützt:

Konten erstellen

Nur Benutzer mit Verwaltungsberechtigungen für das E-Mail-Modul können E-Mail-Konten erstellen. Wenn du keine Verwaltungsberechtigungen hast, kannst du deine E-Mail-Adresse, deinen Absendernamen und deine Signatur nur bearbeiten, wenn du eine vorkonfigurierte besitzt.

Gehe zu:

E-Mail -> Verwaltung -> Konten

um deine Konten einzusehen. Du kannst mit einem Doppelklick ein Konto zum bearbeiten öffnen.

Um ein neues Konto einzurichten, benötigst du von deinem E-Mail-Dienstleister die folgenden Werte:

  • Deine E-Mail-Adresse
  • Der Hostname des Posteingangsservers (IMAP).
  • Der Port (normalerweise 143)
  • Dein Benutzername und Passwort
  • Hostname und Port des ausgehenden SMTP-Servers

Mit diesen Informationen kannst du ganz einfach ein Konto erstellen. Gehe zu:

E-Mail -> Verwaltung -> Konten -> Hinzufügen von Konten

Gib anschließend die E-Mail-Adresse und den Namen ein, der mit diesem Konto verknüpft werden soll. Wenn du ein Administrator bist, kannst du es auch für einen anderen Benutzer einrichten, indem du dies hier auswählst. Gib schließlich die anderen Werte ein, die du von deinem E-Mail-Dienstleister erhalten hast. Wenn du einen Fehler ‚certificate-failure‘ erhältst, aktiviere die Option ‚Don’t validate certificate‘.

E-Mail synchronisieren

Du kannst deine E-Mails mit deinem Desktop oder Mobilgerät synchronisieren. Lies hier mehr über den Anschluss deines Geräts.

E-Mail-Konten teilen

Wenn du die Berechtigungen für das E-Mail-Konto bearbeiten möchtest, um ein Konto zu teilen, musst du hierhin gehen:

E-Mail -> Administration -> Konten -> Doppelklick auf Konto -> Berechtigungen

Du kannst hier die Benutzer und Benutzergruppen hinzufügen, denen du den Zugriff gewähren möchtest.

Sekretariat

Wenn du ein Sekretariat wünschst welches Kalendereinladungen bearbeitet, musst du möglicherweise auch die E-Mail-Konten freigeben. Es ist wichtig, dass du das E-Mail-Konto des Besitzers freigibst, anstatt ein doppeltes E-Mail-Konto hinzuzufügen. Group-Office verwendet den E-Mail-Kontoinhaber, um den richtigen Kalender zu finden, in dem die Termine gespeichert werden.

Wenn du ein Konto teilst, gibt es drei Stufen:

  • Lesen -> Benutzer können nur Nachrichten anzeigen.
  • Lesen und Delegieren -> Benutzer können Nachrichten ansehen, als gelesen markieren und mit ihrem eigenen Konto beantworten. Der Kontoinhaber wird automatisch CC sein.
  • Verwalten -> Der Benutzer hat vollen Zugriff auf das Konto.

Erstellen von E-Mail-Signaturen oder Vorlagen

Du kannst mehrere Signaturen mit E-Mail-Vorlagen erstellen. Vorlagen können auch geteilt werden. Es ist einfach, eine Standard-E-Mail-Vorlage für das gesamte Unternehmen einzurichten. Du kannst auch automatische Datenanhänge einfügen, die durch Daten des angemeldeten Benutzers oder Empfängers ersetzt werden.

Vorlage erstellen

Um Vorlagen zu bearbeiten oder zu erstellen, gehe zu:

Mein Konto -> E-Mail -> Vorlagen.

Doppelklicke auf eine Vorlage oder erstelle eine neue, um sie zu bearbeiten. Wenn du ein HTML-Dokument in einem anderen Programm entworfen habst, stellen sicher, dass dieses HTML nur Inline-Stil enthält. Style-Abschnitte im Kopf werden nicht unterstützt. Möglicherweise musst du ein Werkzeug verwenden, um den Kopfstil in einen Inline-Stil zu konvertieren, wie zum Beispiel: http://inlinestyler.torchboxapps.com/

Bilder

Wenn du ein Bild einfügst, stelle sicher, dass du es nicht aus einer anderen Vorlage oder Webseite kopierest. Füge es immer über die Symbolleiste Bild aus dem Vorlageneditor ein. Auf diese Weise wird das Bild in die HTML-E-Mail-Vorlage eingebettet und automatisch zusammen mit deinen E-Mail-Nachrichten verschickt.

Wähle die richtige Signaturfunktion aus

Du kannst diese Funktion nicht zusammen mit der Klartext-Signatur unter

E-Mail -> Administration -> Konten -> Doppelklick

Kontozeile verwenden. Verwende hier entweder die einfache Klartext-Signatur oder die E-Mail-Vorlagen.

Ändern der Schriftart

Du kannst im Vorlageneditor keine Schriftart auswählen. Die Schriftart ist global in der config.php definiert. Der Administrator kann die Standardschriftart ändern:

Vorlagen-Variablen

Du kannst die folgenden Werte im Dokument verwenden:

Achtung!

Variablen werden typischerweise in {..} Zeichen eingeschlossen, aber du kannst auch %…% verwenden. Dies ist notwendig, wenn du Variablen in HTML-Templates verwendest. Zum Beispiel funktioniert <a href=”mailto:%user:email%”> nur mit %-Zeichen.

Benutzerdefinierte Felder

Du kannst benutzerdefinierte Felder wie diese verwenden:

{project:databaseName}
{contact:databaseName}
{company:databaseName}
etc.

Allgemeine Felder

{date} Aktuelles Datum
{filename} Der Dateiname des Dokuments.

Felder des angemeldeten Benutzers

{user:displayName}
{user:email}
{user:username}
{user:*}} Jedes der unten aufgeführten Kontaktfelder kann verwendet werden, wenn dieser Benutzer ein Profil (6.4+) hat.
{usercompany:*}} Jedes der unten aufgeführten Firmenfelder kann verwendet werden, wenn dieser Benutzer ein Profil (6.4+) hat.

Felder des Kontakts

{contact:sirmadam} Herr oder Frau je nach Geschlecht.
{contact:salutation} Die Anrede
{contact:formatted_address} Lasse die vollständige Adresse nach den Länderstandards formatieren.
{contact:beginning} Sehr geehrte Damen und Herren!
{contact:first_name} Vorname
{contact:middle_name}
{contact:last_name}
{contact:initials}
{contact:title}
{contact:email}
{contact:email2}
{contact:email3}
{contact:home_phone}
{contact:fax}
{contact:cellular}
{contact:address}
{contact:address_no}
{contact:zip}
{contact:city}
{contact:state}
{contact:country}
{contact:department}
{contact:function}
{contact:work_phone}
{contact:work_fax}
{contact:homepage}

Felder des Kontakts Firma

{company:formatted_address} Lasse die vollständige Adresse nach den Länderstandards formatieren.
{company:formatted_post_address} Lasse die vollständige Adresse nach den Länderstandards formatieren.
{company:mtime}
{company:ctime}
{company:crn} Handelsregisternummer
{company:iban}
{company:vat_no}
{company:bank_no}
{company:comment} Kommentar von der Firma
{company:homepage}
{company:email}
{company:fax}
{company:phone}
{company:post_zip}
{company:post_country}
{company:post_state}
{company:post_city}
{company:post_address_no}
{company:post_address}
{company:country}
{company:state}
{company:city}
{company:zip}
{company:address}
{company:address_no}
{company:name2}
{company:name}
{company:id}
{company:invoice_email}

Projektbereiche

{project:name}
{project:customer}
{project:description}
{project:ctime} Erstellungszeit
{project:mtime} Änderungszeit
{project:status}
{project:type}
{project:start_time}
{project:due_time}
{project:units_budget}
{project:responsibleUser:name} Der Projektmanager

Beispielvorlage für Standardbrief

{company:name} {company:formatted_address}
Datum: {date} Betrifft: {filename}
{contact:salutation},


Mit freundlichen Grüßen,
{user:displayName}

Filtern und Abwesendheit
Mit Siebhalterung

Um erweiterte Filter-E-Mails verwenden zu können, muss dein IMAP-Server ManageSieve unterstützen und das Sieve-E-Mail-Filtermodul muss installiert und für dein Konto aktiviert sein. Überprüfe auch, ob der richtige Sieveport in den erweiterten Einstellungen für eingehende E-Mails eingestellt ist. Der Port ist normalerweise 4190 oder 2000.

Um E-Mail-Filter zu bearbeiten oder hinzuzufügen, gehe zu:

E-Mail -> Verwaltung -> Konten -> Doppelklick Kontozeile -> Filter

Standardmäßig ist bereits eine Spam-Filterregel vorhanden.

Spam-Filter

Einen Filter bearbeiten

Doppelklicke auf ein Filterset (Es öffnet sich ein neues Fenster).

In diesem Fenster kannst du Kriterien und gewünschte Aktionen für den Filter hinzufügen.

Whitelist

Spam-Filter

Die meisten E-Mail-Server sind mit einem Spamfilter ausgestattet. Wir verwenden Spamassassin für unsere gehosteten Dienste. Spam-Filter kennzeichnen Nachrichten als Spam, aber Sie benötigen eine Mail-Filterregel, um etwas damit zu tun. Group-Office erstellt standardmäßig eine, aber wenn sie aus irgendeinem Grund nicht vorhanden ist, kannst du sie unter:

E-Mail -> Verwaltung -> Konto -> Filter.

bearbeiten. Klicke auf „Hinzufügen“ und passe die Einstellungen wie in diesem Screenshot an:

Spam-Filter bearbeiten

Whitelist

Es ist auch möglich, eine Whitelist zu erstellen. Stelle sicher, dass diese Regel oberhalb der Spam-Filterregel, im Screenshot oben sortiert ist.

Klicke auf „Hinzufügen“ und passe die Einstellungen wie in diesem Screenshot an:

Whitelist bearbeiten

Abwesend

Group-Office ermöglicht es dir, eine Abwesenheitsnachricht einfach zu konfigurieren. Gehe zu:

E-Mail -> Verwaltung -> Konten -> Doppelklicken Sie auf Ihr Konto -> Im Büro.

Wähle Sie einen Zeitraum aus, konfiguriere eine Nachricht und aktiviere den Filter.

Abwesenheit

Ohne Sieve

Wenn Sieve nicht unterstützt wird greift Group Office auf ein einfacheres Filtersystem zurück. Es kann nur eingehende E-Mails in bestimmte Ordner verschieben, die auf dem Von-, Bis- oder Betrefftext basieren.

Ohne Sieve