Rechnungsstellung

Mit dem Abrechnungsmodul können Sie Angebote, Bestellungen und Rechnungen erstellen. Die Dokumente können entweder gedruckt oder per E-Mail als PDF-Anhang versendet werden. Sie können auch Ihre Ausgaben erfassen. Mit dem Berichtstool können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben leicht einsehen. Du kannst so viele Bücher erstellen, wie du willst, und du kannst sie nennen, wie du willst.

Das Abrechnungsmodul unterstützt:

Faktura Modul

Sprachen

Das Abrechnungsmodul ist mehrsprachig. Wenn du mehr als eine Sprache verwendest, ist es am besten, wenn du mit der Konfiguration dieser Sprachen beginnst, denn dann kannst du alle Übersetzungen direkt bei der Konfiguration von Status, Produkten und Vorlagen eingeben.

Gib die Sprachen ein unter:

  • Verwaltung -> Sprachen

Buch-Eigenschaften

Die Bücher enthalten Rechnungen, Angebote oder Aufträge. Pro Buch kannst du Dinge wie Steuern, Bestellnummern, Status und Vorlagen konfigurieren. Du kannst die folgenden Buch-Eigenschaften einstellen:

Bucheigenschaften
  • Name -> Der Name des Buches
  • Bestellpräfix -> Das Präfix der Bestellnummern.
  • Bestellnummer Länge -> Die Länge der Nummer. z.B. 1 wird zu 00001, wenn diese auf 5 gesetzt ist.
  • Letzte ID -> Die letzte ID, die für eine Rechnungsnummer verwendet wurde. Du kannst dies ändern, falls du mit einer höheren Nummer beginnen möchtest.
  • Steuer -> Der standardmäßige Steuersatz, den du für Rechnungspositionen verwendest.
  • Währung -> Das Währungssymbol
  • Land -> Das Land des Unternehmens. Dies ist wichtig für die Steuerberechnung in der Europäischen Union.
  • BCC -> Eine Kopie aller an Kunden gesendeten E-Mails wird an diese Adresse geschickt.
  • E-Mail-Adresse -> Standardmäßig wird die E-Mail-Adresse des Webmasters des Group Office verwendet. Überbrücke dies hier.
  • E-Mail-Name -> Standardmäßig wird der Titel des Gruppenbüros verwendet. Überbrücke dies hier.
  • Anruf nach Tagen -> Wenn du hier eine Nummer eingibst, wird nach x Tagen eine Aufgabe erstellt, um dich an einen Anruf zu erinnern.
  • Erlaube das Löschen von Elementen -> Prüfe, um das Löschen von Elementen auch durch Administratoren zu verhindern.
  • Festes Adressbuch verwenden -> Kundenauswahl auf dieses Adressbuch beschränken.

Bestellnummer-Präfix

Standardmäßig erstellt GO eine Nummer wie Q200900001 für ein Angebot und I200900001 für eine Rechnung.

Die folgenden automatischen Tags können verwendet werden:

  • %y wird durch das volle vierstellige Jahr ersetzt.
  • %m wird durch die zweistellige Monatsnummer ersetzt.
  • %r wird durch eine Zufallszahl zwischen 0 und 9 ersetzt. Diese Variable kann mehrfach verwendet werden.
  • {autoid} wird durch die automatisch generierte ID in der Datenbank ersetzt. Bei Nichtgebrauch wird die ID an die Nummer angehängt.

PDF-Vorlagen

Hier kannst du Vorlagen für die Rechnung, Angebote oder PDF-Dokumente einrichten, deine Adressdaten ändern und die Tabelle der Rechnungspositionen konfigurieren.

PDF-Vorlagen unterstützen auch ein Hintergrundbild oder ein Basis-PDF, das als Briefpapier verwendet werden kann.

Ein Beispiel-PDF-Dokument herunterladen

ODF-Vorlagen

Du kannst auch ODF-Vorlagen für Rechnungspositionen anlegen. Der Vorteil ist, dass du die Dokumente nach der Generierung bearbeiten kannst.

Du kannst auch Odt-Vorlagen erstellen, damit du Rechnungen nach der Erstellung bearbeiten kannst. Du kannst die gleichen Variablen wie bei E-Mail-Vorlagen verwenden.

Ein Beispiel-ODF-Dokument herunterladen

Stati

Auch die Auftragsstati müssen eingerichtet werden. Natürlich bestimmt der Status den Zustand der Rechnung oder des Angebots, aber er bestimmt auch das Layout des Rechnungsdokuments und die E-Mail-Nachricht an den Kunden.

Auf den Status-Eigenschaften hast du die folgenden Möglichkeiten:

  • Name -> Der Name des Status (für jede Sprache).
  • PDF-Vorlage -> Die PDF-Vorlage für diesen Status
  • ODF-Vorlage -> Die ODF-Vorlage für diesen Status
  • E-Mail-Vorlage -> Die E-Mail-Vorlage für diesen Status
  • Erforderlicher Status -> Wenn du hier den Status setzt, kann die Rechnung diesen Status nur erhalten, wenn sie diesen erforderlichen Status in ihrer Historie hat.
  • Max. Bestellalter -> Wenn die Rechnung älter als dieses Alter ist, wird sie im Rechnungsgitter rot dargestellt.
  • Auftrag wird in diesem Status nicht bezahlt -> Zur automatischen Einstellung des Zahlungsdatums bei Statuswechsel
  • Aus dem Lager entfernen -> Vermindere den Produktbestand, wenn dieser Status gesetzt ist.
  • Bestellung auf „Nur lesen“ setzen -> Niemand kann diese Rechnung ändern.
  • Farbe -> Farbe die im Gitter verwendet wird
  • Rechnungszusatzposition -> Du kannst der Rechnung automatisch eine neue Position hinzufügen, wenn du diesen Status setzt. Zum Beispiel zusätzliche Kosten, wenn sie überfällig sind.

Berechtigungen

Wenn du niemandem erlauben möchtest, diesen Status zu setzen. Das kannst du hier konfigurieren.

E-Mail-Vorlagen

In der E-Mail-Vorlage pro Status kannst du die folgenden Variablen verwenden:

Bestelldaten

{company_id}
{contact_id}
{id}
{order_id}
{po_id}
{btime} Bestelldatum
{due_date} Fälligkeit
{due_days} Tage bis Fälligkeit
{dtime) Lieferdatum
{reference}
{total} Bruttobetrag des Auftrags
{subtotal} Nettobetrag des Auftrags
{vat}

Benutzerdefinierte Felder

Suche den Datenbanknamen im Modul „Benutzerdefinierte Felder“ und verwende {order:databaseName}.

Kunde

{customer_salutation}
{customer_name}
{customer_address}
{customer_address_no}
{customer_zip}
{customer_city}
{customer_state}
{customer_vat_no}
{customer_country}
{customer_countryname}

Angemeldeter Benutzer

Die eingeloggten Benutzerfelder findest du auf dieser Seite: Template-Variablen

Rechnungspositionen

Auf diese Weise kannst du eine Tabelle der Rechnungspositionen erzeugen:

{items_table_start}
<table style="width: 100%;">
<tbody>
                 <tr>
                                <td><strong>Description</strong></td>
                                <td style="text-align: center;"><strong>Amount</strong></td>
                                <td style="text-align: right;"><strong>Unit price</strong></td>
                                <td style="text-align: right;"><strong>Price</strong></td>
                </tr>
                <tr>
                                <td>{item_description}</td>
                                <td style="text-align: center;">{item_amount}</td>
                                <td style="text-align: right;">{item_unit_price}</td>
                                <td style="text-align: right;">{item_total}</td>
                </tr>
                <tr>
                                <td colspan="3" style="font-weight: bold;"><br />
                                Totaal (including VAT):</td>
                                <td style="border-top: 1px solid black; font-weight: bold; text-align: right;"><br />
                                &euro; {order_total}</td>
                </tr>
</tbody>
</table>

Zeilen von Rechnungspositionen in ODF-Vorlagen

Sie können diese Tags in Artikelzeilen verwenden:

{amount_delivered}
{markup}
{cost_code}
{discount}
{vat} VAT Percentage. eg. 19 for 19%
{amount}
{unit_total} The unit price including VAT.
{unit_list} The unit price from the catalog.
{unit_price} The unit price without VAT
{unit_cost} The unit cost price without VAT
{description}
{item_total} The localized item total (amount*unit_total) incl. VAT
{item_subtotal} The localized item total (amount*unit_price) excl. VAT

Kostencodes

Kostencodes können pro Rechnungszeile eingestellt werden. Sie können mit einem Bericht für den Buchhalter exportiert werden.

Bestellbücher

Das Bestellbuch bewirkt, dass es sich anders verhält. Es aktiviert eine Schaltfläche „Lager“, über die du neue Artikel für Produkte in Ihrem Katalog kaufen kannst. Es fragt die Produkte ab, die niedriger sind als der Mindestbestandswert des Produkts. Wenn du diese Artikel bestellst, werden Bestellungen für die Produktlieferanten generiert.

Es ermöglicht auch Lieferungen in den Bestellungen, so dass du verfolgen kannst, wie viele Artikel an dich geliefert wurden.

Benutzerdefinierte Felder

Du kannst benutzerdefinierte Felder für Bestellungen verwenden. Es gibt eine besondere Sache zu beachten. Wenn du einen Kunden aus dem Adressbuch auswählst, werden alle Felder mit passenden Datenbanknamen in die Rechnung übernommen.

Achtung!

Die Übereinstimmung wurde früher auf dem Feldbezeichner angegeben. Seit 6.4 wird der Abgleich über den Datenbanknamen durchgeführt.