Jeder Benutzer erhält einen persönlichen Kalender. Du kannst Besprechungen planen und Kalender für Benutzer über die Weboberfläche, deinen mobilen oder Desktop-Computer freigeben.

Kalender

Das Kalender-Modul unterstütz:

Kalender teilen

Die Freigabe von Kalendern funktioniert ähnlich wie bei der Standardprozedur.

Aber es gibt etwas Besonderes zu beachten, wenn man die Teilnehmer einlädt. Wenn jemand einen anderen Group-Office-Anwender einlädt, wird die Veranstaltung in einem vorläufigen Zustand geplant, obwohl dieser Benutzer keine Berechtigungen für den Kalender hat.

Achtung!

Freie/Besetzt-Zugriffsmodul

Wenn das frei/besetzt Zugriffsmodul installiert ist, wird das Ereignis nicht im Kalender des Benutzers geplant, wenn dem Benutzer in seinen Einstellungen kein frei/besetzt Zugriff gewährt wurde.

Ressourcen

Es ist möglich, in Group Office Ressourcen zu erstellen, um z.B. Besprechungsräume oder Firmenwagen zu verwalten. Die Ressourcen sind in Gruppen organisiert und können Administratoren pro Gruppe haben. Administratoren müssen Ressourcenbelegungen prüfen und genehmigen. Die Ressourcen sind Teil des Kalendermoduls und arbeiten auch mit benutzerdefinierten Feldern zusammen.

Für die Ressourcenverwaltung dieser Option benötigst du Verwaltungsberechtigungen für das Kalendermodul.

Erstellen von Gruppen

Gruppen sind nützlich, um Ressourcen zu organisieren. Du könntest zum Beispiel die folgenden Gruppen haben:

  • Besprechungsräume
  • Autos
  • Bücher
  • etc.

Um die Ressourcengruppenverwaltung zu öffnen, gehe zu:

Kalender -> Verwaltung -> Ressourcengruppen -> Hinzufügen

Gib einen Namen für die Gruppe ein und klicke auf „Übernehmen“. Du kannst auch die benutzerdefinierten Feldsätze auswählen, die du mit dieser Art von Ressource verwenden möchtest. Für Besprechungsräume kannst du ein Feldset mit einem Kontrollkästchen für z. B. das Mittagessen, einem Beamer oder einem Textfeld für die Personenzahl erstellen.

Nach dem Drücken von apply wird die Registerkarte „Administrators“ aktiviert. Es ist erforderlich, dass mindestens ein Administrator zur Gruppe hinzugefügt wird. Ein Gruppenadministrator muss eine Buchung prüfen und genehmigen.

Achtung!

Berechtigungen für Administratoren

Administratoren erhalten beim Hinzufügen automatisch Schreibrechte für die Ressourcen in dieser Gruppe. Berechtigungen werden NICHT automatisch entfernt, da dies zu einer unerwünschten Löschung von Berechtigungen führen kann.

Ressourcen anlegen

Nachdem du eine Ressourcengruppe eingerichtest hast, kannst du Ressourcen hinzufügen. Gehe zu:

Kalender -> Verwaltung -> Ressourcen -> Hinzufügen von Ressourcen

Gib einen Namen ein und klicke auf „Übernehmen“. Die Registerkarte Berechtigungen ist nun aktiviert.

Achtung: Berechtigungen

Gib Benutzern, die diese Ressource buchen müssen, Leserechte. Sie benötigen keine Schreibrechte. Wenn du ihnen Schreibrechte gibst, können sie ihre eigenen Buchungen annehmen und das ist wahrscheinlich nicht das, was du willst.

Nachdem mindestens eine Ressource erstellt wurde, steht das Panel „Ressourcen“ in der Kalendernavigation links zur Verfügung. Neue Buchungen werden rot dargestellt, akzeptierte Buchungen werden grün:

Ressourcen

Buchen einer Ressource

Wenn du Zugriff auf eine Ressource hast, kannst du diese über den neuen Veranstaltungsdialog im Kalender buchen. Gehe zu:

Kalender -> Hinzufügen -> Ressourcen.

Wähle die Ressource(n) aus, die du für Ihre Veranstaltung verwenden möchtest (die Eingabefelder Mittagessen, Beamer und Personen sind in diesem Beispiel benutzerdefinierte Felder):

Eine Ressource buchen

Das Ereignis im Kalender der Benutzer erscheint mit einem Stern:

Ereignis mit Ressource

Wenn das Ereignis gespeichert wird, wird eine E-Mail an alle Administratoren verschickt, damit sie es akzeptieren oder ablehnen können.

Der Administrator muss die Buchung genehmigen, es sei denn, du selbst bist Administrator.

Annahme oder Ablehnung einer Buchung

Wenn du ein Ressourcenadministrator bist und eine E-Mail wie oben angezeigt erhältst, kannst du auf den Link klicken, um die Buchung zu öffnen oder navigiere zu:

Kalender -> Ressourcen -> Die Ressource

Im Dialog kannst du den Status auf „Akzeptiert“ oder „Abgelehnt“ ändern. Nach dem Speichern wird eine E-Mail an den Benutzer verschickt.

Eine Ressource bestätigen