Mit dem Projektmodul kannst du Projektinformationen einfach an einem Ort verwalten und Arbeitszeiten, Materialverbrauch und Reisekosten im Auge behalten. Du kannst Projekte auch mit Kunden und Mitarbeitern teilen. Mit den Projektaufgaben ist es für Mitarbeiter und Manager einfach, den Projektfortschritt zu verfolgen.

Die Manager erhalten auch Berichte über den Fortschritt und die Budgetierung.

Projektmodul

Das Projektmodul unterstützt:

Achtung!

Haben Sie Probleme mit der Zeiterfassung?

Stellen Sie sicher, dass die Projekte keinen Status haben, der abgeschlossen ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Benutzerkonto als Mitarbeiter und Projektressource eingestellt ist.

Verwaltung

Berechtigungsarten

Berechtigungsarten steuern, wer im Projektmodul auf Projekte zugreifen darf. Sie legen keine Berechtigungen pro Projekt fest, aber jedes Projekt kann einen Berechtigungstyp haben. Wenn du ein kleines Unternehmen bis, reicht möglicherweise nur ein Berechtigungstyp aus. Wenn du jedoch verschiedene Abteilungen hast, kann es sinnvoll sein, für jede Abteilung einen Berechtigungstyp einzurichten. Es kommt nur darauf an, wer die Projektinformationen sehen darf.

Die Berechtigungsstufen sind einfach und du kannst hier mehr darüber erfahren.

Achtung!

Root-Ebene

Nur Benutzer mit Verwaltungsberechtigung im Projektmodul dürfen Projekte auf der Root-Ebene erstellen. Um Unterprojekte zu erstellen, musst du mindestens die Berechtigung für das übergeordnete Projekt erstellen.

Finanzberechtigungen

Hier steuerst du, welche Benutzer Finanzdaten wie Budgets und Ist-Kosten sehen können. Auch die Schaltfläche Abrechnung zur Erstellung von Rechnungen aus Zeitbuchungen steht nur diesen Benutzern zur Verfügung.

Vorlagen

Projektvorlagen sind sehr leistungsfähig. Sie können steuern, welche Informationen der Endbenutzer im Projektinformations-Panel und im Bearbeitungsdialog sieht. Die Vorlagen steuern:

  1. Welche Standardfelder sind im Projektdialog aktiviert?
  2. Welche benutzerdefinierten Feldkategorien sind im Projektdialog aktiviert?
  3. Standard-Projektdateien und -ordner
  4. Standardprojektaufgaben
  5. Standardberechtigungstyp und -status
  6. Das Symbol, das im Projektbaum und im Raster angezeigt wird.
  7. Aktivieren / Deaktivieren des Auftragspanels
Projektvorlage

Eigenschaften

Die folgenden Eigenschaften können konfiguriert werden:

  • Name -> Der Name der Vorlage
  • Typ -> Der Vorlagentyp. Projekte mit einer Containertyp-Vorlage haben keine Zeiterfassung und Spesenfunktionalität.
  • Status -> Der Standardstatus des Projekts
  • Berechtigungstyp -> Der standardmäßige Berechtigungstyp des Projekts
  • Aktivierte Felder -> Steuert, welche Standardfelder im Projektdialog aktiviert sind.
  • Symbol -> Ein Symbol, das in der Struktur und im Gitter deaktiviert wird.

Aufträge

Auf dieser Registerkarte können Sie Standardprojektaufträge definieren.

Projektaufträge

Berechtigungen

Auf der Registerkarte Berechtigungen kannst du steuern, welcher Benutzer die Vorlage verwenden darf.

Bürozeiten

Hier kannst du die Bürozeiten einstellen. Diese Zeiten werden für die Schätzung der Standardzeit für neue Zeitangaben und auch für die Schätzung der Fälligkeit einer Projektaufgabe verwendet.

Status

Hier kannst du den Projektstatus verwalten. Pro Status kannst du einstellen, ob ein Projekt abgeschlossen ist oder nicht, wenn es im Baum sichtbar ist.

Achtung!

Fehlende Projekte im Baum oder bei der Zeiterfassung? Abgeschlossene Projekte werden nicht mehr für die Zeiterfassung zur Verfügung stehen. Du kannst auch einstellen, ob das Projekt im Baum sichtbar ist. Dies ist nützlich, um den Überblick über Ihre Projekte zu behalten.

Aktivitätstypen

Die Leistungsarten werden in einem Dropdown-Menü bei der Zeiterfassung angezeigt. Es gibt auch eine Voreinstellung für die Beschreibung und Dauer.

Es ist auch möglich, Stunden von der Abrechnung auszuschließen oder unterschiedliche Gebühren pro Leistungsart festzulegen.

Mitarbeiter

Jeder Benutzer, der als Ressource für die Zeiterfassung von Projekten eingestellt wird, muss hier mit seiner Standardgebühr hinzugefügt werden. Wenn ein Benutzer seine Zeiterfassungswoche beendet, wird das geschlossene Datum vorwärts gesetzt. In diesem Dialog kannst du es zurücksetzen, wenn ein Fehler gemacht wurde und die Woche erneut geöffnet werden soll.

Mitarbeiter

Um die Projekte für das Zeiterfassungsmodul eines Benutzers verfügbar zu machen, musst du auch für jedes Projekt definieren, welche Mitarbeiter daran arbeiten. Dazu musst du den Bearbeitungsdialog eines Projekts öffnen und auf die Registerkarte „Mitarbeiter“ gehen. Füge auf diesem Bildschirm jeden Mitarbeiter für dieses Projekt hinzu.

Projet Ressourcen / Mitarbeiter

Berichte

Group Office enthält einige Berichte, die für die meisten Unternehmen nützlich sind. Aber auch Berichte können angepasst werden, wenn du über PHP-Kenntnisse verfügst. Die Group-Office Berichte sind im Quellcode verfügbar. Intermesh bietet auch die Anpassung von Berichten an. Kontaktiere uns für weitere Informationen dazu.

Die Standardberichte sind:

  • Zeiterfassungseinträge in CSV
  • Projektinformationen und Planung im PDF-Format
  • Zeiterfassung im PDF-Format
  • Übersicht über alle Projekte im PDF-Format

Für weitere Informationen über das Anpassen von Berichten lesen Sie bitte unseren Blog-Post darüber.

Zeiterfassung

Damit die Benutzer die Zeiterfassung nutzen können, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

  • Der Benutzer hat Zugriff auf das Zeiterfassungsmodul
  • Der Benutzer ist eine Ressource eines Projekts, das keine Vorlage vom Typ[container](#templates) hat
  • Das Projekt befindet sich nicht in einem [closed status](#statuses)

Damit man die Zeiteinträge im Projekt sehen und Zeiteinträge im Projekt hinzufügen kann, muss in der Projektvorlage „Budget und Terife“ aktiviert sein.

Benutzer benötigen keinen Zugriff auf das Projektmodul, um die Zeiterfassung nutzen zu können.

Zeiterfassung

Achtung!

Abschlusswochen

Benutzer können Wochen schließen. Wenn eine Woche geschlossen ist, kann der Manager die Stunden freigeben und der Benutzer kann die Zeitangaben nicht mehr bearbeiten.

Wenn ein Benutzer versehentlich eine Woche geschlossen hat, kann der Manager sie unter „Administration -> Mitarbeiter“ wieder öffnen. Doppelklicke auf einen Mitarbeiter und setze das Abschlussdatum in der Zeit zurück.

Aufträge

In der Auftragsübersicht kannst du kleinere Teile des Projekts definieren. Du kannst diese auch im Zeiterfassungsdialog auswählen, um zu verfolgen, wie viel Zeit diese Aufträge in Anspruch genommen haben.

Bevor du Aufträge verwenden kannst, musst du Mitarbeiter für das Projekt einrichten. Andernfalls bleibt das Auftragsfenster deaktiviert.

Genehmigung von Stunden

Projektmanager können die Stunden genehmigen, wenn dieses Modul installiert ist. Dabei ist die Eigenschaft „Manager“ von Projekten wichtig. Benutzer können alle Zeitangaben von Projekten genehmigen, deren Manager sie sind. Nur Stunden, die geschlossen sind, werden zur Genehmigung angezeigt. Dazu muss der Benutzer zunächst im Zeiterfassungsmodul auf die Schaltfläche „Woche schließen“ klicken.

Bei Verwendung dieser Funktion werden dem Fakturierungsmodul nur genehmigte Stunden in Rechnung gestellt.

Faktura

Es ist möglich, Rechnungen aus deiner Zeiterfassung zu generieren. Dazu musst du ein Projekt anlegen und den Typ auf „Nachkalkulation“ setzen. Wenn die Zeit erfasst wird, werden nun auch die Gebühren gespeichert.

Die Standardgebühren können unter „Administration -> Mitarbeiter“ eingestellt werden. Beim Anlegen neuer Projekte werden diese Werte beim Hinzufügen an die Projektmitarbeiter übernommen.

In der Detailansicht des Projekts siehst du eine Zusammenfassung der Stunden:

  1. Gebucht: Alle Einträge
  2. Abrechenbar: Abrechenbare Stunden sind diejenigen, die eine Gebühr haben. Du kannst keine Gebühr erhalten, wenn das Projekt nicht auf „Nachkalkulation“ gesetzt ist. Du kannst in der Administration auch bei den Leistungsarten „Nicht abrechenbar“ einstellen. Es ist auch nicht abrechenbar, wenn du für den Mitarbeiter im Projekt eine Nullgebühr festgelegt hast.
  3. Abgerechnet: Für diese Zeitangaben wurde ein Ertrag generiert.
Time entries summary in project detail view

Rechnungen erstellen

Um eine Rechnung zu erstellen, gehe zu „Projekte -> Finanzen -> Nachkalkulation“. Wähle einen Zeitraum und Projekte aus, die du abrechnen möchtest und klicke auf „Weiter“. Eine Rechnung wird im Projekt gespeichert.

Wenn du das Faktura-Modul installiert habst, erscheint ein Popup, in dem auch eine Rechnung im Abrechnungsmodul generiert wird.

Achtung!

Intermesh plant die Abrechnung und die Projekte stärker in GO 6.5 zu integrieren, damit dies zu einer Einheit wird.